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采购的较终目的不是买一个产品或服务，而是要满足一种或多种需求。正因为如此，制定明细单的过程必须考虑所有涉及到的所购产品或服务的各种需求。       
应该确保被考虑的所有的需求包括：使用者或消费者、机器和设备、原材料和元件、运输、理货和储存。       
采购人员必须了解所涉及的使用者或消费者所具有的特定用途或消费习惯和类型。有些因素将明显地影响他们如何使用所购物品，如专有技能或知识的存在与否、态度、偏好以及其他个性特征。       
购买原材料时，要了解相关生产设备的要求和生产能力。采购人员还必须考虑与将要混合或装配在一起的其它材料和元件之间的匹配问题。